google.com, pub-8030460562218340, DIRECT, f08c47fec0942fa0

كيفية كتابة البريد الإلكتروني

كيفية كتابة البريد الإلكتروني

    كيفية كتابة البريد الإلكتروني


    كيفية كتابة البريد الإلكتروني






    البريد الإلكتروني :

     البريد الإلكتروني (بالإنجليزيّة: E-Mail) هو عبارة عن تداول المراسلات المخزّنة في أجهزة الكمبيوتر من خلال وسائل التواصل عن بُعد، وقد تتضمن الرسالة على مقال أو على وسائط وملفات كالصور والملفّات الصوتيّة. استُخدِم البريد الإلكتروني منذ مطلع نشأة شبكة الإنترنت، ولا يزال يُستَخدَم بكثرة، فهو يحتلّ نسبة عظيمة من كميّة المعلومات المُتبادلة عبر شبكة الإنترنت، مثلما ومن الممكن استعمال البريد الإلكتروني من بين شبكات خاصّة غير شبكة الإنترنت.

     للبريد الإلكتروني ميّزات عدة، فلو تمّت مقارنته بالبريد العادي، فإنَّ البريد الإلكتروني يعتبرّ أسرع بكثير منه؛ حيثُ يمكن إرسال البريد الإلكتروني بأي توقيت في اليوم على مدار السنة، مثلما أنَّ إرسال المراسلات عبر البريد الإلكتروني تُعد أدنى كلفة من إرسالها من خلال البريد العادي، بالإضافة لهذا، فإنَّ البريد الإلكتروني يمكن إرساله إلى عدّة أفراد في آنٍ واحد.

     كيفيّة كتابة بريد إلكتروني :

     هناك نوعان أساسيّان من المراسلات على نحوٍ عام لا يتشابه كل منها من حيث الجهة التي تُرسَل إليها الرسالة، وهذان النوعان هما المراسلات المعترف به رسمياّة (بالإنجليزيّة: Formal letters)، وغير المعترف به رسمياّة (بالإنجليزيّة: Informal letters)، فالأخيرة يتم استعمالها نحو الاتصال مع الأصحاب والأقارب بالإضافة لأوقات المناسبات، أمّا الأخرى، فتُستخدَم مع من هم غير معروفين على المستوى الشخصي، وفي حالات الشغل كالتقدُّم لوظيفة، أو مناشدة أمر معيَّن، أو تقديم الاعتذار.

     أسلوب الكتابة :

    إنَّ إجادة كتابة البريد الإلكتروني المعترف به رسميا يعتبرّ أمراً هامّاً لاسيماً في ميدان الشغل، وأسلوب كتابته تعد شبيهة إلى حاجز عظيم بكتابة المراسلات المعترف به رسمياّة العاديّة. يبدأ البريد الإلكتروني بفقرة تقدِّم للقارئ المقصد الأساسي من الرسالة، مثلما ويُفضَّل توضيح مفهوم الكاتب عن ذاته في تلك البند إضافة إلى ذلك إمتنان القارئ، ويجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بجملة التحيّة، وتعتمد كيفية كتابة تلك الجملة على بعض الموضوعات كمعرفة الكاتب لاسم القارئ أم عدم معرفته، بالإضافة لمنصب القارئ، ولا سيما جنسه.

     تتضمن البند الآتية لفقرة المقدّمة على البيانات الأساسيّة المراد تضمينها في الرسالة، وهي باعتبار تكملة للتعريف الذي تمّت كتابته في بند الطليعة، تلي البند الأساسيّة بند النهاية، وفيها يتم إختصار المبتغى من إرسال الرسالة بالإضافة لدعوة القارئ لتطبيق عمل معيَّن، وبعد هذا يتم إتمام الرسالة بإمضاء الكاتب.

     بنية الرسالة :

     يبقى شكلان يمكن كتابة بيانات المرسل فيهما، وهما كما يلي:

    •  النوع الأوّل: يتم وضع جميع بيانات المُرسل؛ كالعنوان، وعنوان المؤسسة على يمين الصفحة (على الأيسر نحو الكتابة بالإنجليزيّة)، فيتم كتابة عنوان الفرد أو المؤسسة في الطليعة، يتبعه عنوان الجهة الموجّهة إليها الرسالة، ومن ثُمَّ يجيء تاريخ إرسال الرسالة في أعقاب بضعة أسطر من العناوين، ويُسمّى ذلك النوع (بالإنجليزيّة: Block Format). 
    • النوع الثاني: يتم فيه وضع عنوان الجهة المرسلة (عنوان الفرد أو المؤسسة) في أعلى يسار الصفحة (على الجهة اليمنى في حال الكتابة باللغة الإنجليزيّة)، ويليه تاريخ إرسال الرسالة، ويقابلهما في الجهة الأخرى عنوان الجهة المستهدفة، ويسمّى ذلك النوع (بالإنجليزيّة: Standard Format). 


    تعليمات نحو كتابة البريد الإلكتروني :

     ثمة عدّة أمور يُفضَّل تتبعها نحو كتابة بريد إلكتروني، ومن هذا وضع عنوان موائم له، فهذا يدل على كون المُرسل مُهتمّ بالموضوع المستهدف، مثلما يُفضَّل بداية الرسالة بتحيّة رسميّة، ككتابة عبارة "عزيزي" أو "عزيزتي" يتبعهاً بلقب الفرد، ككتابة "السيّد" أو "السيّدة" على طريق المثال، وهذا قبل أوضح اسم الفرد المُستهدَف، ومن ثُمَّ يتم التأكُّد من الاسم جيّداً، فكتابة اسم الفرد بصورة غير صحيحة قد يتسبَّب في إزعاجه، ويُفضَّل ايضاً وبشدّة تفادي السقوط في الأخطاء اللغويّة والنحويّة، فهذا قد يتسبَّب في عدم أخذ الرسالة على محمل الجد، مثلما يلزم التقيُّد بالآداب نحو إرسال البريد الإلكتروني، فيُفضَّل مثلاً كتابة عبارة "من فضلك" أو "رجاءً" نحو دعوة أمر معيَّن من الجهة المستهدفة، وإنهاء الرسالة بجملة إمتنان، مثلما أنّه يلزم الذهاب بعيدا عن إرسال مراسلات شديدة اللهجة أو تتضمن ما يُبيِّن حنق صاحبها، فذلك سوف يكون له نفوذٌ سلبيٌّ.

     يُفضَّل نحو إرسال ملفّات معيّنة أن يتمّ ضغط الملفّات لتخفيض حجمها؛ وهذا لتفادي جعل القارئ يترقب طويلاً لتحميلها في حال كانت هائلة، ويُمقالَح باستعمال البرامج المضادة للفيروس (بالإنجليزيّة: Anti-Virus) لفعل مسح على البريد قبل إرسال المراسلات؛ وهذا لعدم أصدر البرامج الخبيثة للآخرين، مثلما يُفضَّل عدم استعمال الأسماء المستعارة، وعدم إدراج الكثير من إشارات الاستفهام أو التعجُّب الملاصِقَة لبعضها القلة، فهذه إشارة على عدم المِهَنيّة. يُفضَّل طول الوقتً أن يتم الاستجابة إلى جميع مراسلات البريد الإلكتروني وعدم تجاهل أيٍّ منها إلى أن وإن لم يطلب الفرد المُرسِل ردّاً عليها.

    باستمرارً ما يُمقالَح باستعمال إشارات الترقيم نحو كتابة الرسالة، فالعلامات كالفاصلة والنقطة تُعد هامّة جدّاً نحو كتابة مقال معيَّن، فهي تجعل فهمه أكثر سهولة على القارئ. يُفضَّل الكتابة عن موضوع واحد لاغير في الرسالة الواحدة وألّا تتفرَّع الرسالة إلى أكثر من موضوع؛ وهذا لأجل أن لا يشتت القارئ.

     كيفيّة الدخول إلى البريد الإلكتروني واستخدامه :

     يتم تأسيس بريد إلكتروني بواسطة واحد من المواقع التي توفِّر خدمة استضافها، فمن أثناء متصفح الإنترنت يتم (بالإنجليزيّة: Web browser) الدخول إلى واحدة من تلك المواقع وإنشاء حساب حديث، وعادةً ما تتطلَّب عمليّة الاشتراك اختيار عنوان للبريد الإلكتروني وكلمة سر، بالإضافة لمعلومات أخرى شخصيّة كالاسم.

     لبدء استعمال البريد الإلكتروني، يلزم إلحاق الدخول إلى الحساب بواسطة الموقع الإلكتروني المزوِّد لذلك البريد، وبعدها يمكن قراءة المراسلات الحديثة عن طريق حاوية الواردات (بالإنجليزيّة: Inbox) بالكبس على عنوان الرسالة، وفي حال الرغبة في إرجاع إرسال الرسالة إلى فرد آخر، فيتم الضغط على زر إرجاع التوجيه (بالإنجليزيّة: Forward). لتأسيس برقية حديثة وإرسالها، يتم الضغط على زر تأسيس بريد (بالإنجليزيّة: Compose Mail)، فسيتم الانتقال إلى شاشة حديثة يتم فيها إدخال عنوان البريد الإلكتروني المستهدف، بالإضافة لعنوان لموضوع الرسالة، وبعدها يتم كتابة الرسالة في الحاوية العظيم، وفي النهايةً الضغط على زر الإرسال (بالإنجليزيّة: Send).


    إرسال تعليق

    �����
    �����
    �����
    �����
    google.com, pub-8030460562218340, DIRECT, f08c47fec0942fa0 google.com, pub-8030460562218340, DIRECT, f08c47fec0942fa0